Compliance, lietuviškai atitiktis, reiškia laikymąsi. Organizacija laikosi jai taikomų įstatymų, taisyklių ir savo politikos bei gali tai įrodyti. Finansų sektoriuje daugiausia kalbama apie taisykles, kurios saugo organizacijos ir finansų sistemos sąžiningumą, pavyzdžiui, Wwft (Nyderlandų pinigų plovimo prevencijos įstatymą) ir sankcijų taisykles. Todėl atitiktis yra ir tikslas, ir funkcija organizacijos viduje.
Ką reiškia atitiktis
Žodis kilęs iš anglų kalbos posakio to comply with: atitikti, laikytis. Bendrąja prasme atitiktis apima kiekvieną organizacijai taikomą taisyklę. Pavyzdžiui, duomenų apsaugos taisykles, konkurencijos teisę ar darbo teisę.
Atitiktis yra daugiau nei taisyklių žinojimas. Ją sudaro trys dalys:
- žinoti, kokios taisyklės taikomos Jūsų organizacijai
- sukurti procesus, kuriais tų taisyklių laikomasi
- dokumentuoti ir tikrinti, ar taip iš tikrųjų vyksta
Atitiktis finansinių paslaugų srityje
Bankus, draudikus, mokėjimo įstaigas, investicines įmones ir patikos paslaugų teikėjus Nyderlanduose prižiūri DNB ir AFM. Jiems atitiktis yra nuolatinė veiklos dalis. Priežiūros institucijos tikisi patikimos ir sąžiningos veiklos.
Svarbiausios temos:
- pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencija pagal Wwft (žr. Kas yra Wwft?)
- sankcijų taisyklių laikymasis
- interesų konfliktų, korupcijos ir sukčiavimo prevencija
- rūpestingas elgesys su klientais
- darbuotojų ir vadovų sąžiningumas
Atitiktis svarbi ne tik finansų įstaigoms. Wwft pareigas taip pat turi auditoriai, mokesčių konsultantai, notarai, advokatai ir nekilnojamojo turto agentai. Juos prižiūri kitos institucijos, pavyzdžiui, Bureau Financieel Toezicht ir Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI).
Atitikties pareigūno vaidmuo
Atitikties pareigūnas (compliance officer) prižiūri, kad organizacija laikytųsi taisyklių. Užduotys skiriasi priklausomai nuo organizacijos, tačiau paprastai apima:
- vadovybės ir darbuotojų konsultavimą dėl taisyklių ir rizikų
- politikos ir procedūrų rengimą bei atnaujinimą
- tikrinimą, ar politikos laikomasi praktikoje
- darbuotojų mokymą
- atsiskaitymą vadovybei ir ryšių su priežiūros institucija palaikymą
- didelės rizikos klientų ar operacijų peržiūrą
Atitikties pareigūnas turi galėti dirbti nepriklausomai. Daugelis organizacijų tam taiko trijų gynybos linijų modelį. Pirmoji linija yra pats verslas, kuris priima klientus ir atlieka klientų patikrą. Antroji linija yra atitiktis ir rizikos valdymas, kurie konsultuoja ir tikrina. Trečioji linija yra vidaus auditas, kuris vertina visumą.
Atitiktis, Wwft ir KYC
Įstaigoms, kurioms taikomas Wwft, pinigų plovimo prevencija yra didelė atitikties darbo dalis. Wwft, be kita ko, reikalauja:
- klientų patikros kiekvienam klientui, dar vadinamos KYC arba CDD (žr. Kas yra KYC?)
- nustatyti UBO, t. y. tikrąjį naudos gavėją (žr. Kas yra UBO?)
- papildomų priemonių esant didesnei rizikai, pavyzdžiui, kai klientas yra PEP (žr. Kas yra PEP? ir Sustiprinta klientų patikra)
- pranešti apie neįprastas operacijas FIU-Nederland, Nyderlandų finansinės žvalgybos padaliniui
- užfiksuoti ir saugoti duomenis
Kai tai tinka atsižvelgiant į organizacijos pobūdį ir dydį, Wwft taip pat reikalauja nepriklausomos atitikties funkcijos. Atitikties funkcija rengia politiką ir tikrina. Kasdienę klientų patikrą dažnai atlieka pirmoji linija, t. y. analitikai (žr. Ką veikia CDD analitikas?).
Sąžiningumo rizikos ir SIRA
Gera atitiktis prasideda nuo rizikų supratimo. Finansų įstaigos tam naudoja SIRA: sisteminę sąžiningumo rizikos analizę. DNB tikisi, kad jos prižiūrimos įstaigos tokią analizę atliks ir nuolat atnaujins.
Apibendrinant, SIRA apima šiuos veiksmus:
- Nustatote, kokios sąžiningumo rizikos kyla Jūsų organizacijai, pavyzdžiui, pinigų plovimas, teroristų finansavimas, sankcijų pažeidimai, korupcija ir sukčiavimas.
- Įvertinate tikimybę ir poveikį.
- Aprašote, kokių priemonių jau imatės.
- Nustatote, kokia rizika lieka ir ar ji priimtina.
Be to, Wwft reikalauja, kad kiekviena įstaiga nustatytų ir įvertintų savo pinigų plovimo ir teroristų finansavimo rizikas. Rezultatas lemia politiką: kokius klientus priimate, o kokių ne, ir kada reikia sustiprintos patikros.
Kaip organizuoti atitiktį
Kaip organizuosite atitiktį, priklauso nuo Jūsų organizacijos dydžio ir rizikos profilio. Keli pagrindiniai elementai:
- atsakomybė vadovybės lygmeniu: vadovas, atsakingas už reikalavimų laikymąsi
- politika ir procedūros, grindžiamos rizikos analize
- pakankamos žinios ir pajėgumai, taip pat ir piko laikotarpiais
- dokumentavimas, kad galėtumėte priežiūros institucijai parodyti, ką darote ir kodėl
- periodinis vertinimas, pavyzdžiui, įsigaliojus naujoms taisyklėms, tokioms kaip AMLR, taikomas nuo 2027 m. liepos 10 d. (žr. AMLR 2027)
Atlikti patiems ar pasitelkti pagalbą
Daugelis organizacijų atitiktį organizuoja pačios. Tai gerai veikia, kai pakanka žinių ir pajėgumų. Kartais naudinga pagalba iš išorės, pavyzdžiui, rengiant SIRA, peržiūrint politiką ar vykdant klientų bylų atitikties atkūrimo procesą. Organizacija išlieka atsakinga ir sprendimus priima pati. Išorės šalis gali padėti apmąstyti sprendimus, atlikti dalį darbo arba naujai pažvelgti į procesus.