Saugojimo pareiga (bewaarplicht) yra Wwft nustatyta pareiga užfiksuoti klientų patikros dokumentus bei duomenis ir saugoti juos penkerius metus. Terminas pradedamas skaičiuoti pasibaigus dalykiniams santykiams arba atlikus operaciją, jei nuolatinių santykių nėra. Terminui pasibaigus, asmens duomenis sunaikinate. Taip priežiūros institucijos ir FIU-Nederland vėliau gali nustatyti, ką žinojote ir ką padarėte.
Duomenų saugojimas atrodo kaip administracinis darbas. Praktikoje tai įrodymas, kad Jūsų klientų patikra atlikta tinkamai. Priežiūros institucijai tai, kas neužfiksuota, laikoma neįvykusiu.
Ką saugote?
Wwft reikalauja užfiksuoti dokumentus ir duomenis, kuriuos naudojote atlikdami klientų patikrą. Tai taikoma standartinei, supaprastintai ir sustiprintai klientų patikrai. Įstatyme nurodyta bent:
- Fizinių asmenų: kliento ir jo vardu veikiančio asmens pavardė, vardai, gimimo data, adresas ir gyvenamoji vieta. Taip pat tapatybės dokumento rūšis, numeris, išdavimo data ir vieta. Vietoj šių duomenų galite saugoti dokumento, kuriuo patvirtinote tapatybę, kopiją.
- UBO: bent pavardė ir vardai, taip pat duomenys ir dokumentai, kuriuos surinkote jų tapatybei patvirtinti. Daugiau skaitykite straipsnyje Kas yra UBO?
- Bendrovių ir kitų juridinių asmenų: teisinė forma, registruotas pavadinimas, prekinis pavadinimas, adresas, veiklos vieta ir registruotos buveinės šalis, Nyderlandų prekybos rūmų (KvK) numeris ir tai, kaip patvirtinote tapatybę. Atstovų atveju užfiksuojate pavardę, vardus ir gimimo datą.
- Trastų ir panašių teisinių darinių: darinio tikslas ir pobūdis bei jam taikoma teisė.
Tai teisės aktų nustatytas minimumas. Gera byla apima daugiau: Jūsų rizikos vertinimą, PEP ir sankcijų patikros rezultatus, turto ir lėšų kilmės tyrimą bei sprendimą priimti klientą. Taip pat užfiksuokite, kas tą sprendimą priėmė ir kodėl.
Duomenys apie pranešimus
Pranešėte FIU-Nederland apie neįprastą operaciją? Tuomet atskirai užfiksuojate:
- duomenis, reikalingus operacijai atkurti;
- pranešimo kopiją ir kartu pateiktą informaciją;
- FIU-Nederland patvirtinimą apie pranešimo gavimą.
Šiuos duomenis saugote penkerius metus nuo pranešimo pateikimo arba nuo FIU-Nederland patvirtinimo gavimo. Daugiau apie pranešimus skaitykite straipsnyje Pranešimo pareiga pagal Wwft.
Kiek laiko saugote?
Pagrindinė taisyklė yra penkeri metai. Termino pradžia priklauso nuo situacijos:
- Dalykiniai santykiai: penkeri metai po santykių pabaigos. Kol klientas tebėra Jūsų klientas, terminas neskaičiuojamas.
- Atsitiktinė operacija: penkeri metai po operacijos atlikimo.
- Pranešimas: penkeri metai po pranešimo arba po FIU-Nederland patvirtinimo apie gavimą.
Todėl kiekvienam klientui užfiksuokite datą, kada santykiai baigėsi. Be šios datos nežinosite, kada baigiasi terminas.
Lengvai prieinamas saugojimas
Vien saugoti nepakanka. Duomenys turi būti lengvai randami ir prieinami. Wwft taip pat reikalauja turėti sistemas, leidžiančias nedelsiant ir išsamiai atsakyti į FIU-Nederland ir priežiūros institucijos klausimus. Pavyzdžiui, ar palaikote dalykinius santykius su konkrečiu asmeniu arba ar palaikėte juos per pastaruosius penkerius metus ir koks tų santykių pobūdis. Tokie prašymai gaunami saugiais kanalais ir yra konfidencialūs.
Praktikoje tai reiškia:
- viena nuolatinė vieta kiekvieno kliento bylai, o ne išblaškyti duomenys pašto dėžutėse ir tinklo diskuose;
- užfiksuotos dokumentų versijos, kad vėliau būtų aišku, ką žinojote ir kuriuo metu;
- paieška pagal vardą, gimimo datą ir KvK numerį, taip pat ir pasibaigusių santykių atveju.
Duomenų sunaikinimas pasibaigus terminui
Pasibaigus saugojimo terminui, pagal Wwft gautus asmens duomenis sunaikinate nedelsdami, nebent kitas teisės aktas reikalauja juos saugoti ilgiau. Todėl saugoti duomenis ilgiau vien dėl atsargumo neleidžiama.
Be to, taikomos dar dvi Wwft privatumo taisyklės:
- duomenis naudojate tik pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijai, o ne komerciniais tikslais;
- iš anksto informuojate klientą apie asmens duomenų tvarkymą Wwft tikslais.
Duomenų saugojimo politikoje nustatykite, kokius terminus taikote, kas atsakingas už sunaikinimą ir kaip tai tikrinate. Jei skirtingų įstatymų terminai sutampa, pavyzdžiui, su mokestinių dokumentų saugojimo pareiga, kiekvienai duomenų rūšiai nurodykite taikomą terminą.
Kas bus, jei duomenų nesaugosite tinkamai?
Trūkstamos ar neišsamios bylos yra Wwft pažeidimas. Net jei patikra buvo atlikta, be įrašų negalite to įrodyti. Priežiūros institucija, be kita ko, gali duoti privalomąjį nurodymą, skirti įpareigojimą, kurio neįvykdžius mokamos periodinės baudos, arba skirti administracinę baudą. Daugiau skaitykite straipsnyje Wwft pažeidimas: kokios sankcijos Jums gresia?
Kas keičiasi su AMLR?
Nuo 2027 m. liepos 10 d. taikomas Europos AMLR. Saugojimo terminas išlieka penkeri metai. Tačiau kai kas keičiasi:
- terminas pradedamas skaičiuoti ir nuo tos dienos, kai atsisakote užmegzti santykius ar atlikti operaciją;
- saugote ir galimai įtartinos operacijos vertinimą, net jei pranešimo nepateikiate;
- kompetentinga institucija kiekvienu atveju atskirai gali pareikalauti saugoti duomenis ilgiau, bet ne daugiau kaip penkerius papildomus metus;
- pasibaigus terminui, asmens duomenis ištrinate, nebent kiti teisės aktai reikalauja juos saugoti ilgiau.
Daugiau apie naujas taisykles skaitykite straipsnyje AMLR 2027.